Documentation Manager-X

Pour cr\u00e9er votre espace Manager-X :

1. Rendez-vous sur app.managerx.fr
2. Cliquez sur « D\u00e9marrer gratuitement »
3. Renseignez votre adresse email professionnelle et choisissez un mot de passe s\u00e9curis\u00e9 (minimum 8 caract\u00e8res, incluant majuscule, chiffre et caract\u00e8re sp\u00e9cial)
4. Validez votre email en cliquant sur le lien re\u00e7u dans votre bo\u00eete de r\u00e9ception
5. Votre compte administrateur est maintenant actif

Lors de votre premi\u00e8re connexion :

1. Connectez-vous avec vos identifiants sur app.managerx.fr/login
2. Vous serez redirig\u00e9 vers l'assistant de configuration initiale
3. Suivez les \u00e9tapes pour param\u00e9trer votre organisation

Depuis le menu Administration > Param\u00e8tres, configurez :

1. Informations g\u00e9n\u00e9rales : nom de l'entreprise, adresse, SIRET
2. Logo : importez le logo qui appara\u00eetra sur vos exports PDF
3. Horaires par d\u00e9faut : d\u00e9finissez les plages horaires standard de votre \u00e9tablissement
4. Fuseau horaire : v\u00e9rifiez que le fuseau est bien r\u00e9gl\u00e9 sur Europe/Paris
5. Modules actifs : activez ou d\u00e9sactivez les modules selon vos besoins (Recettes, Commandes, Stocks, Pointage)

Le kiosk est une interface d\u00e9di\u00e9e permettant aux employ\u00e9s de pointer directement depuis une tablette ou un \u00e9cran sur site.

1. Acc\u00e9dez \u00e0 kiosk.managerx.fr depuis le navigateur de votre tablette
2. Connectez-vous avec vos identifiants administrateur
3. S\u00e9lectionnez l'organisation concern\u00e9e
4. Le kiosk affiche la liste des employ\u00e9s avec leur photo — chaque employ\u00e9 s\u00e9lectionne son nom et saisit son code PIN pour pointer
5. Activez le mode plein \u00e9cran pour une utilisation optimale

Conseil : placez la tablette \u00e0 l'entr\u00e9e de votre \u00e9tablissement pour faciliter le pointage.

Pour ajouter un employ\u00e9 au module Pointage :

1. Allez dans Administration > Employ\u00e9s
2. Cliquez sur « Ajouter un employ\u00e9 »
3. Renseignez : nom, pr\u00e9nom, email, t\u00e9l\u00e9phone, poste, type de contrat (CDI, CDD, etc.)
4. D\u00e9finissez les heures th\u00e9oriques hebdomadaires (ex. : 35h, 39h)
5. Attribuez un code PIN \u00e0 4 chiffres unique — ce PIN sera utilis\u00e9 pour pointer sur le kiosk
6. Enregistrez. L'employ\u00e9 appara\u00eet imm\u00e9diatement sur le kiosk

Les plannings d\u00e9finissent les horaires th\u00e9oriques de chaque employ\u00e9 :

1. Acc\u00e9dez \u00e0 Pointage > Plannings
2. S\u00e9lectionnez la semaine souhait\u00e9e
3. Pour chaque employ\u00e9, d\u00e9finissez les heures d'arriv\u00e9e et de d\u00e9part pr\u00e9vues par jour
4. Indiquez les jours de repos, cong\u00e9s ou jours f\u00e9ri\u00e9s
5. Enregistrez le planning — il servira de base au calcul du compteur d'heures

Sur le kiosk, le processus de pointage est simple :

1. L'employ\u00e9 s\u00e9lectionne son nom dans la liste
2. Il saisit son code PIN \u00e0 4 chiffres
3. Il choisit l'action : Arriv\u00e9e, D\u00e9but de pause, Fin de pause ou D\u00e9part
4. L'employ\u00e9 signe sur l'\u00e9cran tactile pour valider
5. Le pointage est enregistr\u00e9 instantan\u00e9ment avec l'heure exacte

Note : un employ\u00e9 ne peut pas pointer deux arriv\u00e9es cons\u00e9cutives sans avoir point\u00e9 un d\u00e9part entre les deux.

En tant qu'administrateur ou manager :

1. Acc\u00e9dez \u00e0 Pointage > Historique
2. Filtrez par employ\u00e9, p\u00e9riode ou statut
3. Visualisez pour chaque jour : heure d'arriv\u00e9e, pauses, heure de d\u00e9part, total travaill\u00e9
4. Le compteur d'heures affiche le solde cumul\u00e9 (positif ou n\u00e9gatif) par rapport aux heures th\u00e9oriques
5. Vous pouvez corriger un pointage erron\u00e9 — toute modification est trac\u00e9e dans le journal

Pour envoyer les donn\u00e9es de pointage \u00e0 votre comptable :

1. Acc\u00e9dez \u00e0 Pointage > Export
2. S\u00e9lectionnez la p\u00e9riode (mois) \u00e0 exporter
3. V\u00e9rifiez que l'adresse email du comptable est bien configur\u00e9e dans Administration > Param\u00e8tres > SMTP
4. Cliquez sur « Envoyer au comptable »
5. Un email est envoy\u00e9 avec deux pi\u00e8ces jointes : un fichier XLSX (tableau d\u00e9taill\u00e9) et un PDF (r\u00e9capitulatif mensuel par salari\u00e9)
6. Une confirmation d'envoi s'affiche \u00e0 l'\u00e9cran

Seuls les r\u00f4les Admin et RH peuvent d\u00e9clencher un export.

Organisez vos recettes par onglets et cat\u00e9gories :

1. Acc\u00e9dez \u00e0 Recettes depuis le menu principal
2. Cliquez sur « + Onglet » pour cr\u00e9er un nouvel onglet (ex. : Entr\u00e9es, Plats, Desserts, Cocktails)
3. Dans chaque onglet, cr\u00e9ez des cat\u00e9gories (ex. : Viandes, Poissons, V\u00e9g\u00e9tarien)
4. R\u00e9ordonnez les onglets et cat\u00e9gories par glisser-d\u00e9poser

Pour cr\u00e9er une nouvelle recette :

1. Naviguez vers l'onglet et la cat\u00e9gorie souhait\u00e9s
2. Cliquez sur « + Recette »
3. Renseignez le nom de la recette
4. Ajoutez les ingr\u00e9dients avec leurs quantit\u00e9s et unit\u00e9s
5. R\u00e9digez les \u00e9tapes de pr\u00e9paration num\u00e9rot\u00e9es
6. Indiquez le temps de pr\u00e9paration et de cuisson
7. Enregistrez la recette

Enrichissez vos recettes avec des visuels et des portions :

1. Ouvrez une recette existante
2. Cliquez sur la zone photo pour importer une image (JPEG ou PNG, max 5 Mo)
3. D\u00e9finissez le nombre de portions de la recette de base
4. Utilisez le calculateur de portions pour adapter automatiquement les quantit\u00e9s d'ingr\u00e9dients au nombre de couverts souhait\u00e9

Pour cr\u00e9er une nouvelle commande :

1. Acc\u00e9dez \u00e0 Commandes > Nouvelle commande
2. Renseignez les informations client : nom, date de l'\u00e9v\u00e9nement, nombre de couverts
3. S\u00e9lectionnez les recettes depuis votre catalogue
4. Ajustez les quantit\u00e9s pour chaque recette
5. Ajoutez des notes sp\u00e9cifiques (allergies, pr\u00e9f\u00e9rences, consignes)
6. Validez la commande — elle appara\u00eet dans le tableau de bord

Les fiches de production sont g\u00e9n\u00e9r\u00e9es automatiquement \u00e0 partir des commandes :

1. Ouvrez une commande valid\u00e9e
2. Cliquez sur « G\u00e9n\u00e9rer les fiches de production »
3. Chaque fiche d\u00e9taille : la recette, les ingr\u00e9dients recalcul\u00e9s pour le nombre de portions, et les \u00e9tapes
4. Imprimez ou consultez les fiches directement sur tablette en cuisine

G\u00e9n\u00e9rez des bons de commande fournisseurs \u00e0 partir de vos besoins :

1. Depuis une commande, cliquez sur « Bon de commande »
2. Le syst\u00e8me calcule automatiquement les ingr\u00e9dients n\u00e9cessaires en fonction des recettes et quantit\u00e9s
3. V\u00e9rifiez et ajustez les quantit\u00e9s si n\u00e9cessaire
4. Exportez le bon au format PDF pour l'envoyer \u00e0 vos fournisseurs

Organisez votre inventaire par emplacements physiques :

1. Acc\u00e9dez \u00e0 Stocks > Param\u00e8tres
2. Cr\u00e9ez des emplacements (ex. : Chambre froide, R\u00e9serve s\u00e8che, Cong\u00e9lateur)
3. Cr\u00e9ez des cat\u00e9gories de produits (ex. : Fruits & L\u00e9gumes, Viandes, \u00c9picerie)
4. Associez chaque produit \u00e0 un emplacement et une cat\u00e9gorie

Pour ajouter un produit en stock :

1. Allez dans Stocks > Produits
2. Cliquez sur « + Produit »
3. Renseignez : nom, cat\u00e9gorie, emplacement, unit\u00e9 de mesure (kg, L, pi\u00e8ce)
4. D\u00e9finissez le seuil d'alerte (quantit\u00e9 minimum avant notification)
5. Optionnel : ajoutez un fournisseur et un prix unitaire
6. Enregistrez le produit

Manager-X g\u00e8re les stocks par lots avec la m\u00e9thode FIFO (premier entr\u00e9, premier sorti) :

1. \u00c0 chaque r\u00e9ception de marchandise, cr\u00e9ez un nouveau lot en pr\u00e9cisant la quantit\u00e9 et la date de p\u00e9remption
2. Lors d'une sortie de stock, le syst\u00e8me consomme automatiquement les lots les plus anciens en priorit\u00e9
3. Les lots proches de la date de p\u00e9remption sont signal\u00e9s visuellement
4. Consultez l'historique complet des mouvements de stock (entr\u00e9es, sorties, ajustements)

Les employ\u00e9s disposent d'un acc\u00e8s d\u00e9di\u00e9 :

1. Rendez-vous sur app.managerx.fr
2. Connectez-vous avec les identifiants fournis par votre administrateur
3. Vous acc\u00e9dez \u00e0 votre espace personnel avec uniquement vos propres donn\u00e9es

Conform\u00e9ment au RGPD, un employ\u00e9 ne peut consulter que ses propres donn\u00e9es de pointage.

Depuis votre espace employ\u00e9 :

1. Acc\u00e9dez \u00e0 Pointage > Mon historique
2. Visualisez vos pointages jour par jour : arriv\u00e9e, pauses, d\u00e9part
3. Consultez votre compteur d'heures cumul\u00e9 (solde positif ou n\u00e9gatif)
4. Filtrez par p\u00e9riode pour retrouver un jour pr\u00e9cis

Si un pointage est incorrect :

1. S\u00e9lectionnez le pointage concern\u00e9 dans votre historique
2. Cliquez sur « Demander une rectification »
3. D\u00e9crivez l'erreur et indiquez l'heure correcte
4. Votre demande est envoy\u00e9e \u00e0 votre manager pour validation
5. Vous recevez une notification lorsque la demande est trait\u00e9e (accept\u00e9e ou refus\u00e9e)

Un employ\u00e9 ne peut jamais modifier directement un pointage — toute correction passe par un workflow de validation.

Depuis Administration > Employ\u00e9s :

1. Ajouter un employ\u00e9 avec ses informations et son contrat
2. Modifier les informations d'un employ\u00e9 (poste, horaires th\u00e9oriques, PIN)
3. D\u00e9sactiver un employ\u00e9 (soft delete) — ses donn\u00e9es historiques sont conserv\u00e9es
4. Attribuer un r\u00f4le : Administrateur, Manager, RH ou Employ\u00e9
5. Consulter l'historique des modifications pour chaque employ\u00e9

Pour activer l'envoi des exports par email :

1. Allez dans Administration > Param\u00e8tres > Email
2. Renseignez les param\u00e8tres SMTP : serveur, port, identifiants
3. Indiquez l'adresse email du comptable destinataire des exports
4. Testez la configuration en envoyant un email de test
5. Enregistrez les param\u00e8tres

Les identifiants SMTP sont stock\u00e9s de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e et ne sont jamais affich\u00e9s en clair apr\u00e8s enregistrement.

G\u00e9rez votre abonnement Manager-X :

1. Acc\u00e9dez \u00e0 Administration > Facturation
2. Consultez votre plan actuel et la date de renouvellement
3. Mettez \u00e0 niveau votre plan (Starter, Pro, Enterprise) \u00e0 tout moment
4. T\u00e9l\u00e9chargez vos factures pass\u00e9es
5. Mettez \u00e0 jour vos informations de paiement

Le journal d'audit trace toutes les actions sensibles :

1. Acc\u00e9dez \u00e0 Administration > Journal
2. Consultez l'historique complet : qui a fait quoi, quand
3. Filtrez par type d'action (cr\u00e9ation, modification, suppression, export)
4. Filtrez par utilisateur ou par p\u00e9riode

Les entr\u00e9es du journal sont immuables et ne peuvent \u00eatre ni modifi\u00e9es ni supprim\u00e9es, conform\u00e9ment aux exigences RGPD.

Manager-X respecte strictement le R\u00e8glement G\u00e9n\u00e9ral sur la Protection des Donn\u00e9es (RGPD) :

• Minimisation des donn\u00e9es : seules les donn\u00e9es strictement n\u00e9cessaires sont collect\u00e9es
• Pas de biom\u00e9trie : aucune empreinte digitale, reconnaissance faciale ou donn\u00e9e biom\u00e9trique n'est utilis\u00e9e
• Pas de surveillance : aucune capture d'\u00e9cran, mesure de productivit\u00e9 ou suivi de l'inactivit\u00e9
• Acc\u00e8s cloisonn\u00e9 : chaque employ\u00e9 ne voit que ses propres donn\u00e9es
• Tra\u00e7abilit\u00e9 : chaque acc\u00e8s aux donn\u00e9es sensibles est logg\u00e9

Conform\u00e9ment \u00e0 l'article 17 du RGPD, un employ\u00e9 peut demander la suppression de ses donn\u00e9es personnelles :

1. L'employ\u00e9 adresse sa demande \u00e0 l'administrateur
2. L'administrateur acc\u00e8de \u00e0 Administration > RGPD > Demandes
3. Apr\u00e8s v\u00e9rification des obligations l\u00e9gales de conservation, les donn\u00e9es sont anonymis\u00e9es
4. Les donn\u00e9es de pointage n\u00e9cessaires aux obligations comptables peuvent \u00eatre conserv\u00e9es de mani\u00e8re anonymis\u00e9e pendant la dur\u00e9e l\u00e9gale

Conform\u00e9ment au droit \u00e0 la portabilit\u00e9 (article 20 du RGPD) :

1. Un employ\u00e9 peut demander l'export de toutes ses donn\u00e9es personnelles
2. L'administrateur g\u00e9n\u00e8re l'export depuis Administration > RGPD > Export
3. Les donn\u00e9es sont fournies dans un format structur\u00e9 et lisible (JSON ou CSV)
4. L'export est transmis de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e \u00e0 l'employ\u00e9 concern\u00e9

Si le module de g\u00e9olocalisation est activ\u00e9 :

• La g\u00e9olocalisation est facultative et n\u00e9cessite le consentement explicite de l'employ\u00e9
• Elle sert uniquement \u00e0 v\u00e9rifier que le pointage est effectu\u00e9 depuis le lieu de travail
• Les coordonn\u00e9es GPS ne sont pas stock\u00e9es — seul le r\u00e9sultat (dans le p\u00e9rim\u00e8tre / hors p\u00e9rim\u00e8tre) est conserv\u00e9
• L'employ\u00e9 peut retirer son consentement \u00e0 tout moment depuis son espace personnel
• L'utilisation de la g\u00e9olocalisation est mentionn\u00e9e dans la politique de confidentialit\u00e9 de l'entreprise